INDICADORES DE MANTENIMIENTO, UNA REFLEXIÓN

Hola de nuevo a todos, he tardado un poco más de lo habitual en hacer el post, pero aquí estoy de nuevo para compartir con vosotros.

Hoy haremos un parón sobre la serie de entradas que he ido realizando últimamente relativas a los indicadores de mantenimiento, y no lo hacemos para olvidar el tema, lo haremos para cambiar un poco la serie evitando que os canséis de lo mismo.

Como bien dice el título del post, reflexionaremos un poco sobre los indicadores de mantenimiento, y la primera reflexión sería para analizar la utilización de los mismos.

¿QUIEN LOS DEBE UTILIZAR?

Como en todo lo que hacemos en las empresas, EL VALOR DE LO UTILIZADO DEBE DE SER MENOR QUE EL VALOR DE LO CONSEGUIDO CON LA UTILIZACIÓN.

Parece complicado, pero no lo es, pondré un ejemplo;

Supongamos que se nos ocurre que la utilización de una cámara de vídeo de alta velocidad nos permitiría identificar ciertos problemas en una cadena de producción, y que el ojo humano no es capaz de identificar.

El coste de adquisición de la cámara es muy elevado y si propusiéramos su compra, directamente y sin ninguna información más, posiblemente no se autorice la compra, incluso indicando para qué la queremos.

Otra manera de actuar sería registrar las pérdidas producidas por dichos problemas durante el tiempo en el que se amortizaría la compra de la cámara, y para ello podríamos incluir las siguientes (más las que se os ocurra que yo no reflejo).

• Valor de piezas defectuosas fabricadas.
• Valor de la pérdida de eficiencia por los paros.
• Valor del tiempo empleado por las personas en la investigación de los problemas.
• Valor de la pérdida de imagen (si es valorable por defectos detectados por los clientes)

Una vez que disponemos de los datos del coste de la ineficiencia, los comparamos con el coste de adquisición de la cámara de alta velocidad.

Con todos los datos ya estaremos en disposición de poder proponer a la gerencia la INVERSIÓN en dicha cámara y de los beneficios que supondrán para la compañía, puede que ya no nos digan lo mismo.

LO QUE NO MEDIMOS NO LO CONOCEMOS, Y SI ACTUAMOS SIN CONOCER, LA INCOMPETENCIA PUEDE APARECER.

Volvemos a la pregunta del principio una vez que hemos visto un ejemplo ilustrativo, en este caso sobre una cámara de video de alta resolución.

Si cualquier indicador que queramos utilizar no se traduce en un beneficio para la compañía NO LO UTILICÉIS. Cada empresa es una historia distinta al resto de empresas, incluso las que se dedican a fabricar el mismo producto en distintos centros.

Veamos algunos de los factores que intervienen en la mayor o menor dificultad para poner en práctica indicadores de mantenimiento.

• Si la dirección está convencida de su benevolencia
• Si representan un prestigio para la empresa respecto a otras.
• Si sirven para compararse con empresas similares.
• Si en la dirección hay ingenieros.
• Si el personal de mantenimiento está capacitado.
• Si normalmente hay una cultura acentuada de documentar las acciones.

Para todos los factores que entran en juego en la toma de decisiones, el principal viene determinado por la pregunta ¿CUAL ES EL VALOR QUE SE APORTA A LA ORGANIZACIÓN?

Puede que muchos de los índices no sean recomendables, por ejemplo, si no utilizamos mano de obra externa, no utilicemos indicadores que la utilicen.

Pero si tenemos varias máquinas similares sí que deberíamos de utilizar, a nivel de departamento, indicadores unitarios por cada una de las máquinas.

El objetivo es detectar las partes problemáticas en cada una de ellas respecto a las demás, con el objetivo de analizar unas y otras para detectar las posibles causas que provocan dichas diferencias entre las mismas.

¿Y qué indicadores utilizamos? los que nos aporten información sobre el tiempo disponible para operar, el coste de las piezas utilizadas, el coste de las horas dedicadas para su atención, etc. En éste caso su utilización se considera interna para el técnico o departamento de mantenimiento, pero permite un conocimiento de las instalaciones pormenorizado al tener que investigar las diferencias encontradas y los motivos de las mismas.

Bueno, el próximo seguimos con los indicadores.

INDICADORES DE MANTENIMIENTO III

Aquí estoy de nuevo con los indicadores de mantenimiento.

Recordemos que INDICADORES DE MANTENIMIENTO I vimos lo que es un indicador y los indicadores MTBF, y que en INDICADORES DE MANTENIMENTO II abordamos el indicador MTTR y su combinación con el anterior nos llevó a conocer uno de los indicadores principales de mantenimiento, el ÍNDICE DE DISPONIBILIDAD DE LOS EQUIPOS.

En el post de hoy veremos cuatro índices útiles para aquellos responsables de mantenimiento que cuenten con plantilla propia, pero que a la vez tengan subcontratistas actuando en el servicio.



EL COSTE DE PERSONAL Y EL DE LOS MATERIALES

En el supuesto de tener una parte de la mano de obra interna y otra externa, sería interesante conocer el porcentaje de los costes se aplica a cada una de las mismas. Y si hacemos lo mismo con los materiales utilizados dispondremos de una información de mayor calidad.

¿Y esto para qué sirve? os preguntaréis. Os daré algunas ideas.

Con la diferencia de utilización de mano de obra interna o externa ¿Cómo se comportan nuestros gastos de mantenimiento? ¿Es más eficiente la mano de obre interna que la externa? ?O es al contrario?

¿Guardan relación los porcentajes de los costes de los materiales utilizados con los de la mano de obra?

¿Cuánto podríamos disminuir el coste si aumentamos el porcentaje de materiales que gestionamos directamente y negociamos descuentos con los proveedores?

Como hemos visto en los ejemplos de posibilidades que apunto (más las que se os ocurran) existen posibilidades reales de mejorar la gestión disminuyendo el coste de mantenimiento, todo depende de disponer de los datos adecuados y saber utilizarlos correctamente.

EL COSTE DE LA MANO DE OBRA DE LOS SUBCONTRATISTAS/COSTE TOTAL DE MANTENIMIENTO

Nos dará el % del coste de la mano de obra subcontratada sobre el coste total.

EL COSTE DE LA MANO DE OBRA INTERNA/COSTE TOTAL DE MANTENIMIENTO

Aporta el % del coste de nuestra mano de obra interna sobre el coste total.

EL COSTE DE LOS MATERIALES APORTADOS POR LAS SUBCONTRATAS/ EL COSTE TOTAL DE MANTENIMIENTO

Nos indica el % de gastos de mantenimiento que suponen los materiales aportados por los subcontratistas.

EL COSTE DE LOS MATERIALES UTILIZADOS POR LA MANO DE OBRA INTERNA/EL COSTE TOTAL DE MANTENIMIENTO

Nos informará del % de gastos en materiales realizados por nosotros sobre el total.

EL COSTE DE MANO DE OBRA TOTAL/ POR EL COSTE TOTAL DE MANTENIMIENTO

Nos dirá qué % es coste de mano de obra, siendo su opuesto hasta 100 el % de materiales.

Todos los indicadores que hemos visto en éste post, si los combinamos adecuadamente, nos ofrecerán información para contestar, entre otras, a las siguientes preguntas;
¿Qué diferencia habría al mantener un equipo con personal interno o subcontratado?
¿Cuánto se podría ahorrar si la aportación de los materiales la hiciéramos al completo?
¿Podemos negociar con nuestra subcontrata un descuento en los materiales que utiliza?
¿El % de materiales sobre el de mano de obra en subcontratistas es similar al nuestro?
¿Cómo se comportan los costes totales variando los % de cada tipo de mano de obra?

Por hoy ya es suficiente, continuaremos.

INDICADORES DE MANTENIMIENTO II

Bueno, de nuevo estamos aquí para seguir comentando sobre los Indicadores de Mantenimiento, y en éste caso vamos con la segunda entrada sobre éste tema.

Recordamos un poco lo que vimos en el post anterior, INDICADORES DE MANTENIMIENTO I.

Hablaba de las condiciones previas que son deseables antes de la implantación de los indicadores, comentaba el concepto de indicador para comprender para qué sirve y comenté el indicador MTBF, sus utilidades y su cálculo.

Bueno, pues ya estamos en situación de continuar una vez que hemos recordado la entrada anterior, en éste post comentaremos dos indicadores más;

• El tiempo medio de reparación (MTTR).
• La disponibilidad de los equipos en %

INDICADOR DE TIEMPO MEDIO DE REPARACIÓN (MTTR)

Éste es un indicador que sirva para conocer cuánto tiempo empleamos, de media,  en reparar los equipos, junto con el indicador que vimos en el post anterior (MTBF) forma parte de la disponibilidad de los equipos.

Uso por comparación.- Cuando comparamos éste índice entre varios equipos iguales, nos aporta información sobre las diferencias entre ellos, lo que nos llevarían a pensar que existe un problema, y que podría estar provocando que necesitemos más tiempo de reparación en unos equipos que en otros. Los motivos por los que se dan las diferencias podrían ser;
Tendencia a las averías de un equipo en particular.
Diferencias en la adecuación de los técnicos que efectúan las reparaciones.
Influencia del personal que manejan las máquinas cuando operan.

Cuando utilizamos el índice por comparación disponemos de una herramienta para poder decidir con datos (recordad, siempre con datos) la posible sustitución de algún equipo que suponga un gran coste respecto a los demás debido a sus constantes reparaciones.

Uso por combinación.- Éste es un índice que al igual que el MTBF lo utilizamos combinado con otros para conocer otro tipo de información distinta a la que ofrece el solo.

Uso por eficiencia.- Cuando se utiliza para mejorar la eficiencia, el dato por sí mismo sólo es un dato que no aporta ningún valor para los responsables de mantenimiento, pero cuando incluimos unos objetivos y un calendario para cumplirlos en un plazo determinado es cuando adquiere un valor para nosotros. Como ejemplo, podemos decir que mejoraremos el índice en un 10% durante el próximo año, con lo que mejoraremos la eficiencia utilizando nuevas herramientas, mejorando la preparación de la actuación, modificando mecanismos problemáticos, et.

Al igual que en el post anterior, aconsejo su utilización por ser uno de los índices básicos.

El valor de éste índice bien determinado en horas, y para el cálculo del mismo debemos de anotar cada parada por fallo que se produce y el tiempo de parada por cada uno de los fallos.

Como en el índice del post anterior, lo podéis hacer en una hoja de cálculo, sumáis las horas totales utilizadas en las reparaciones y las dividís entre el número de paradas, tal como veis en el ejemplo.



INDICADOR DE DISPONIBILIDAD DE LOS EQUIPOS EN % (D)

Aquí ya vamos a ver uno de los indicadores importantes, y que se basa en la combinación de dos indicadores previos.

Como anteriormente ya hemos visto los indicadores previos (MTBF y MTTR), ya podemos calcular el de disponibilidad de los equipos.


La fórmula sería la siguiente: 

 

Si utilizamos los datos de los ejemplos que estamos utilizando en ésta serie de post sobre Índices de Mantenimiento, tendremos el siguiente resultado sobre los mismos:

 Éste es un índice que indica que en el 98,42% de las ocasiones tenemos disponibilidad de los equipos.

Es uno de los índices más importantes dentro del mantenimiento, y cobra mayor importancia cuando del mismo depende un sistema de fabricación en continuo que debe basar las previsiones sobre la capacidad de suministrar productos.

Resumo o que se ha visto hasta el momento:

Índices MTBF, MTTR y D

Seguimos en el siguiente post. Felices fiestas y buen comienzo de año para todos.

INDICADORES DE MANTENIMIENTO I

Hola de nuevo a todos, en el post anterior comenté que trataría de hablar sobre los indicadores de mantenimiento, y las promesas deben cumplirse.

Voy en primer lugar a comentar lo que yo considero que son condiciones previas para utilizar indicadores de mantenimiento.

CONDICIONES PREVIAS PARA INSTAURAR INDICADORES DE MANTENIMIENTO

Intentar utilizar indicadores de mantenimiento requiere plantearse primero si estamos preparados para ello.

Varios son los aspectos que a mi entender deben de considerarse antes de hacerlo:

• La adecuación y formación de la plantilla de mantenimiento.
• La realización de un estudio previo sobre los beneficios que reportaría.
• La formación de toda la cadena de mando sobre el proyecto, sus beneficios, las fases y sus aportaciones.
• El compromiso de la Dirección para llevarlo a cabo.

Si no damos todos los pasos previos, difícilmente tendrá éxito la iniciativa de instaurar indicadores de mantenimiento.

Sí que es cierto que a nivel personal, los responsables de mantenimiento sí que pueden hacer algo para disponer de datos que puedan ayudarle un la gestión de cada día y puedan indicar el camino más adecuado para el futuro (aunque la dirección no lo considere necesario) pensando en la eficiencia.

Como cultura de gestión personal, la búsqueda de la excelencia debe de ser el camino, y si no hay convencimiento por parte de la dirección de que instaurar indicadores puede aportar beneficios puede ser porque no hemos sabido explicarlo y documentarlo lo suficientemente bien, o porque hay otros aspectos que se consideran más importantes.

Activar y hacer seguimiento de alguno de los indicadores puede ser fácil de manejar, incluso lo podemos hacer con una hoja Excel. La decisión de cada uno será decidir cuáles de los indicadores quiere utilizar



¿QUÉ ES UN INDICADOR?

El indicador pretende ser un valor que nos indica la situación de algo sin la necesidad de tener que comprobar "el todo".

Se utilizan indicadores para multitud de situaciones, pero cuando algunas personas y entidades se dieron cuenta que podían vivir de ellos se dedicaron a buscar aquellos que podrían servirles como medio de vida.

Una de las especialidades más utilizadas en las grandes multinacionales han sido los indicadores de mantenimiento. Los indicadores de mantenimiento se desarrollaron con la idea de poder tener unos índices que sirvieran de comparación entre los distintos centros de trabajo y que ofrecieren, a la vez, una visión de la eficiencia que reportara beneficios. No han funcionado todo lo bien que se esperaba, y parte del problema ha sido que no se tuvo en cuenta la diferencia de gestión entre los centros, una cosa es la política de la empresa y otra muy distinta lo que se hace en cada centro para que no se note que se deja de cumplir (ja, ja, ja).

Yo hablaré de aquellos indicadores sencillos, que son fáciles de explicar y entender para cualquiera que tenga relación con el mantenimiento. Vamos con el primero.



INDICADOR DE TIEMPO MEDIO ENTRE FALLOS (MTBF)

Es un indicador que nos dará información sobre cuánto tiempo tarda en producirse un fallo en un elemento, equipo, máquina o sección.

Uso por comparación.- Para valorar el índice debemos compararlo con algo. Si hay varios equipos iguales podremos comparar unos con otros, de manera que se evidenciaría algún problema crítico en uno de los elementos que no tendríamos en otros, también puede comparase entre los mismos equipos de diferentes centros, pero como comentaba antes, con mucha precaución y poca fiabilidad.

Uso por combinación.- Podríamos disponer del índice en combinación con otros índices (que veremos también) para conocer el potencial de utilización de podríamos tener en el caso de tener la necesidad de disponer del equipo más tiempo funcionando.

Uso por eficiencia.- También lo podríamos utilizar para la mejora continua de las labores de mantenimiento, partiendo de una evaluación inicial del índice y realizando un plan de mejora con los objetivos a lograr en un plazo dado.

Éste es un índice que aconsejo utilizar, y que puede hacerse en empresas de cualquier tamaño, vamos a ver cómo lo calculamos,

Debemos registrar cada vez que el equipo tiene un fallo, y contar las horas transcurridas en funcionamiento desde el último fallo, generando un continuo de anotaciones que nos irán ofreciendo el dato, si lo controláramos en una hoja de cálculo haríamos lo siguiente.

Como vemos el MTBF es la media de las horas transcurridas entre fallos, y lo beneficios que nos podría aportar estaría en efectuar las evaluaciones oportunas de los motivos de los fallos y la creación de un plan de mejora para minimizar la ineficiencia.

El MTBF actuaría en éste caso como una medida de la mejora de la eficiencia en el mantenimiento, bien por formación de las personas, por nuevas herramientas o métodos o por cambios en la plantilla.

Con el paso del tiempo podemos llegar a una situación en la que en el mercado aparezca un equipo que pueda realizar el mismo cometido, pero que;

• Tiene un MTBF mayor generando el mismo beneficio.
• Tiene el mismo MTBF pero genera más beneficio por velocidad o calidad.
• Tiene un MTBF menor pero genera más beneficio por velocidad o calidad.

Por ésta vez ya es suficiente, tenéis un mes para practicarlo y ponerlo en marcha, en el siguiente post os hablaré del MTTR, que es el tiempo medio de reparación, y  que combinaremos con el índice visto hoy, y ya sabéis, si queréis consultarme algo hacedlo. Hasta el próximo.

¿ES RENTABLE EL MANTENIMIENTO?

Hola de nuevo a mis seguidores y nuevos lectores, vamos hoy con un post sobre la rentabilidad del mantenimiento.

EL CONCEPTO DE RENTABILIDAD

En primer lugar, intentaré explicar los diferentes puntos de vista (según mi opinión) que sobre el mantenimiento pudieran tener aquellas personas que intervienen en una empresa. Al final del post daré mi opinión al respecto, y el próximo lo dedicaré completo a mi propuesta.

El principal problema con el que nos encontramos cuando se realiza una evaluación sobre la rentabilidad del mantenimiento son los actores que intervienen. El concepto que se tiene sobre la rentabilidad del mantenimiento será muy distinto dependiendo a quien preguntemos.

Aspectos como la especialidad laboral de quien decide, lo cercano o lejano que se encuentre del mantenimiento, la cercanía o lejanía que tenga con los responsables de mantenimiento, la situación económica de la empresa, etc. son aspectos que influyen en la posible decisión.

Veamos a repasar los distintos roles que pueden intervenir y los posibles criterios de cada uno;

• El dueño de la empresa (entendido como el que tiene su dinero invertido en la misma).
• El responsable de finanzas (el que decide donde utilizar los recursos y no es dueño).
• El director de la empresa (entendido como el que dirige, pero no es dueño)
• El Ingeniero de mantenimiento (si lo hay).
• El responsable o encargado de mantenimiento (el que sabe lo que pasa).
• El técnico de mantenimiento.

El dueño de la empresa.- En éste rol, debido a su poder de decisión, es importantísimo el tipo de formación que tenga, y si está, o ha estado ligada al mantenimiento de alguna manera. Lo normal es que no sea así, y que tenga más inclinación por el producto o por el cliente.

En la mayoría de los casos, se suele ver el mantenimiento como un coste, como algo que es necesario tener para evitar paros de producción o envío de productos al cliente. Si debe decidir dónde invertir, posiblemente lo haga en producto, en ventas o en maquinaria de producción.

El responsable de finanzas.- Normalmente, en éste rol no encontraremos ninguna afinidad con el mantenimiento, su visión será próxima pensar que se utilizan demasiados recursos en ésta parte de la empresa, su preferencia estarán más cercanas a conseguir los precios más beneficiosos en las transacciones de las compras y las ventas de la empresa.

El director de la empresa.- Aquí tenemos un participante que se mueve entre aguas dependiendo del temporal, por una parte debe cumplir los compromisos adquiridos con los dueños en lo referente a resultados, y a la vez, intentar contentar a los responsables de las distintas áreas. Su foco de atención no está en el mantenimiento, a no ser que debido a problemas técnicos no se consigan los resultados esperados para la compañía, su actitud suele ser que si se han podido lograr los objetivos, no piensa mucho en el mantenimiento, de hecho pocas veces se felicita al departamento de mantenimiento por los resultados conseguidos.

El ingeniero de mantenimiento.- Si la figura existe, suele ser el foco de la críticas cuando hay una pérdida de producción por problemas técnicos, pero cuando solicita personal para el área, es habitual que los refuercen con personas que no son las adecuadas, bien porque proceden de otros departamentos de la empresa donde ya no rinden lo que se espera de ellos, o bien porque no se contrata al personal adecuado aduciendo problemas de presupuesto o demandas elevadas de las aspirantes. Si se realiza una mediana labor, y los resultados no se ven mermados por problemas técnicos, ningún superior suele creerse que se necesitan medios, y no suelen disponerse.

 El responsable o encargado de mantenimiento.- Si es un buen profesional, suele ser la persona que conoce más a fondo lo que sucede en su departamento, las personas que son adecuadas y las que no, así como los medios que se necesitarían para mejorar la gestión, es la persona más cercana al núcleo del sistema. El problema viene en muchas ocasiones porque los que se encuentran por arriba de él no consideran sus opiniones sobre la manera de mejorar la gestión, pero sí que son capaces de pedir explicaciones cuando se presentan problemas.

El técnico de mantenimiento.- Aquí hay mucho de qué hablar, una buena parte de la mala fama que hay en las empresas sobre la gestión del mantenimiento viene determinada por las actuaciones de los operarios que se mueven por toda la planta, es importante contar con un buen perfil del mantenedor. La manera de relacionarse con el resto de la plantilla, su comportamiento, y alguna falta de acierto en una pronta solución de los problemas no contribuyen a tener una buena opinión sobre ellos (salvo excepciones).

No suelen estar formados para relacionarse con los demás, y por otra parte, si analizamos las cualidades técnicas de las personas, veríamos que un porcentaje importante no deberían de estar en la empresa, pero están ahí por las circunstancias (años en la empresa, expulsados de otros departamentos, límites en los salarios, etc.).

Resumen de los roles.- Como podemos ver, es muy complicado que con los distintos puntos de vista que puede haber sobre el mantenimiento se pueda conseguir una idea unificada que contribuya a poder evaluar y valorar la rentabilidad del mantenimiento en la empresa.

Los indicadores de mantenimiento.- Los indicadores de mantenimiento son unos índices sobre la actividad que se realiza en el mantenimiento, existen bastantes, pero no porque existan debemos de ponerlos en práctica todos. En Hispanoamérica es más frecuente su utilización, pero no así en España.

Son herramientas que bien analizadas y escogidas, para una empresa determinada, pueden aportar información útil para valorar la rentabilidad y la toma de decisiones. Su filosofía consiste en tener indicadores que permitan valorar la gestión, mejorarla y comparar unas empresas con otras. Esto permite el seguimiento de su evolución para convertirse un una herramienta para la toma de decisiones, pero requiere una acertada formación sobre el significado de los mismos en todos los ámbitos de la empresa, y una elección de los adecuados para cada tipo de empresa por sus circunstancias particulares.


MI OPINIÓN AL RESPECTO

Si bien es cierto que la utilización de indicadores nos permite disponer de información sobre la gestión, y que a la vez, también posibilita la elección de aquellos indicadores principales para utilizarlos como KPIs, es de vital importancia tener en cuenta los diferentes actores que intervienen y el tipo de interacción que puede llegar a generarse entre los mismos en el seno de la empresa cuando se tratan temas relacionados con la gestión del mantenimiento.

La gestión del mantenimiento es un medio para minimizar los gastos fijos si se lleva a cabo correctamente, el ahorro económico viene dado por los siguientes aspectos;

• Disminución de los paros de producción.
• Una vida más longeva de los equipos aprovechando más tiempo su utilización.
• Disminución de costes en los materiales consumibles.
• Disminución de costes fijos a raíz de los aspectos anteriores.

Una vez tenemos establecidos los indicadores y analizados los mismos, estaremos en disposición de conocer la influencia que puede tener el mantenimiento y su gestión sobre el valor que se genera en la empresa, y conoceremos la rentabilidad de las acciones que se llevan a cabo.

Los indicadores.- De poco sirve utilizar recursos para instaurar indicadores de mantenimiento si previamente no se ha llevado a cabo un plan para eliminar en lo posible los efectos indeseados que intervienen en la gestión del mantenimiento, es lo mismo que si quisiéramos levantar un edificio y los cimientos no fueran adecuados, nos aparecerían grietas, y tendríamos el peligro de derrumbe acechando sobre nosotros.

Horas funcionando entre averías, tiempo de paro por parada, número de paradas anuales, etc. son indicadores importantes, pero que están muy condicionados a la calidad de los operarios de mantenimiento y a sus responsables, y en cierta medida también a toda la cadena de mando de la empresa.

En el próximo post daré una serie de consejos para ayudar a poner en marcha algunos indicadores elementales que pueden servir para introduciros en los mismos. También pondré algunos ejemplos con datos reales que pueden daros una idea sobre la rentabilidad obtenida según actuemos de una manera u otra.

Nos vemos en el próximo post, un saludo.