jueves, 13 de octubre de 2016

LA DOCUMENTACIÓN EN PROTECCIÓN DE INCENDIOS

Con este post damos por terminada la serie sobre la protección contra incendios, ésta es la parte que yo considero que es de suma importancia, la documentación.



¿PORQUÉ DOCUMENTAR?

Lo primero que se podría pensar es ¿por qué hay que documentar?, los motivos pueden ser varios;
  • Por requerimiento de las leyes. No es cuestionable y se debe documentar.
  • Por requerimiento la compañía en la que trabajamos, y que exceden los requrimientos legales. El compromiso de la empresa con un sistema de protección que exceda las expectativas de las leyes locales es un excelente indicador del compromiso de la misma con la seguridad.
  • Por tener documentado todo el sistema para facilitar gestión interna del sistema.


DOCUMENTAR POR LEY

Aquí es muy importante disponer de toda la documentación que nos pide la normativa, ya que no hacerlo puede tener graves consecuencias.

Cuando hablo de documentación me estoy refiriendo a planos, cálculos, archivos identificados, ordenados y actualizados con todas las inspecciones realizadas, tanto internas como externas, listados con todos  elementos de cada uno de los sistemas y la normativa que cumplen, presiones de diseño, certificados de las inspecciones realizadas, certificados de la autorización de los mantenedores con las fechas de caducidad (si tienen), calendario anual de inspecciones, etc.


DOCUMENTAR POR REQUERIMIENTO DE LA COMPAÑÍA

En éste caso nos encontraremos con unas normas de la propia Compañía, en la que nos pedirán que documentemos muchas más acciones de las que nos pide la normativa, pero tendremos la ventaja de que los requerimientos suelen estar muy establecidos por la Dirección, y dependiendo del alineamiento del responsable del centro de trabajo o ingeniería con la Dirección tendremos más o menos dificultad para llevarlo a cabo. Normalmente ya se dispondrá de la documentación con la que debe trabajarse y las normativas que deben cumplirse.

Yo aconsejaría un archivo único con toda la información, y en el que podamos filtrar fácilmente por tipo de legislación para disponer de los datos que se nos solicitarán para cada una de las exigencias.


DOCUMENTAR EL SISTEMA PARA LA GESTIÓN

Este motivo es para mí el más importante de todos, incluye a los otros dos y algo más.

La gestión de un sistema de documentación para la protección contra incendios debe de ser lo suficientemente meticulosa como para encontrar cualquier dato relacionado con la misma en cualquier momento y rápidamente. Debe incluir lo siguiente;
  • El organigrama del sistema.
  • Los nombres de las personas involucradas en el sistema.
  • La normativa que debe cumplirse, incluyendo un archivo con copia de las mismas.
  • Las distintas organizaciones que se requieren para cada momento (turnos, vacaciones, etc.).
  • El tipo de formación requerida para los distintos roles en cada uno de los puestos del organigrama y el detalle sobre el contenido de la misma.
  • El plan de formación anual para cada uno de los integrantes, a ser posible con el % de cumplimentación del mismo en cada momento. Todas las formaciones registradas y firmadas por las personas que la realizan.
  • Base de datos con los elementos certificados por cada uno de los sistemas, con un enlace al documento de certificación y a las características del mismo desde la misma base de datos.
  • Base de datos con los planos, cálculos, fechas de instalación, etc. de los distintos sectores y protecciones que existen y las que existían anteriormente. En la misma base de datos se indicará el lugar y archivo donde se encuentra la documentación física para su inspección, de manera que podamos acceder a la misma fácilmente.
  • Base de datos con las incidencias que se producen y la información inherente a las mismas. Sería importante incluir en la misma información como; el tiempo fuera de servicio, el coste, los elementos reemplazados, quien lo repara, etc. Toda la información que podamos recopilar en el momento en el que se produce el problema, nos servirá en el futuro para solucionar más rápidamente los problemas.
  • Archivos actualizados a disposición de las autoridades locales y equipos de emergencia, con toda la información necesaria para su actuación en el caso de ser necesaria.
  • Archivos con los simulacros realizados, quien participa en los mismos, los medios utilizados, tiempos medidos en el simulacro y acciones resultantes a raíz del mismo con fechas y responsables.

Como podemos ver, cómo mínimo yo haría todo lo dicho anteriormente, aunque podéis añadir lo que consideréis oportuno, siempre pensando que no se debe recopilar información por recopilarla, todo lo que decidamos hacer debe de tener una finalidad.

Si tenemos el sistema con la organización que os he indicado más arriba, tendremos una información muy valiosa que puede llevarnos tiempo poner en marcha, pero que tendrá unas ventajas futuras cuando queramos buscar cualquier cosa que se nos ocurra, dispondremos de datos históricos de problemas, que servirán para el caso de que cambien las personas que se ocupan del sistema y para comparar como gestionamos en el tiempo los recursos.