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domingo, 7 de mayo de 2017

¿INSTALAMOS UN ERP?

Una buena pregunta.

La posibilidad de utilizar un ERP es una decisión importante para los responsables de las empresas que se encuentran en ésta tesitura. Intentaré daros mi opinión sobre el tema, y me gustaría que participarais con comentarios.

ANTES DE LA DECISIÓN

Para decidir si debemos utilizar un ERP es lógico pensar que previamente tendremos en cuenta algunos aspectos.

La situación de partida:
  • No tenemos ningún sistema para gestionar las operaciones.
  • Utilizamos registros manuales.
  • Nos manejamos con hojas de cálculo y programas de ofimática.
  • Utilizamos un sistema que nos hicieron "a medida"

Los motivos por los que pensamos hacerlo:
  • La competencia los tiene.
  • Los responsables operativos lo piden.
  • Necesitamos datos que no tenemos actualmente.
  • Lo ha decidido la dirección.
  • Los clientes piden información que no tenemos.
  • Queremos bajar los costes.

La adecuación de la plantilla:
  • No está preparada para su utilización y necesita formación.
  • Unos están preparados y otros no.
  • La plantilla tiene los conocimientos suficientes para utilizarlo.

Una vez analizada la situación particular de cada uno, ya se estará en disposición de decidir si instalamos un ERP o no. Tendremos definida la necesidad por lo que lo hacemos, el motivo por lo que lo haremos y las acciones que se requieren para nuestra plantilla.


EL MERCADO DE ERPs

 Una vez decidido que sí que queremos un ERP nos dedicaremos a la exploración del mercado para localizar aquél sistema que pensamos cubre nuestras necesidades, y para ello debemos de elaborar una lista con las necesidades "nuestras". Nuestras necesidades deben surgir de un análisis de los requerimientos de nuestros clientes, de lo que hace o hará la competencia, de la opinión nuestra plantilla y de los medios tecnológicos con los que contemos.

Una vez recopilada la información buscaremos lo que el mercado puede ofrecernos y se ajuste a nuestras necesidades, las garantías que nos ofrecen los distintos suministradores, los precios y la manera de implementarlos de cada proveedor.

Yo recomiendo entablar negociaciones con las "aparentes" tres mejores opciones. Utilizaremos el mismo documento de necesidades para los tres, lo que nos permitirá efectuar una comparación justa.

La decisión de lo que debe incluir el documento para solicitar las ofertas vendrá determinada por el análisis previo que se ha realizado, equipos técnicos, formaciones, tiempo de implantación, impacto en el funcionamiento, necesidades de informes o utilidades, facilidad de uso, etc.


LA NEGOCIACIÓN

Ésta es una parte muy importante, y que puede conducir a una situación controlada donde la incertidumbre es mínima, o a un camino de minas que nos van estallando conforme avanzamos.

Todo, y quiero decir "todo" lo que necesitemos desde entes de comenzar hasta que el sistema esté implantado, debe formar parte de la negociación con el proveedor. En nuestra lista de necesidades aconsejo tener en cuenta cómo mínimo lo siguiente:
  • Lo que se hará.
  • Responsable.
  • El motivo por lo que se hace.
  • Fecha de inicio y final de cada tarea o fase.
  • A quién afecta.
  • Medidas necesarias para poder hacerlo.
  • Coste de cada acción.
  • Cómo mediremos lo que se ha hecho.
  • Cuál es la medida adecuada.

De todo esto debería de salir un plan para la implantación del sistema, y que deberá tener un responsable por cada parte para ir analizando su cumplimiento, cumplimiento que debe quedar reflejado en un informe conjunto del avance del proyecto en cada una de las fases.


LA IMPLANTACIÓN

Para la implantación de un ERP es muy importante que la plantilla esté convenientemente informada del avance de las negociaciones previas, las opciones disponibles y los pasos que se van dando. Los motivos son las sugerencias que pueden aportarnos sobre la marcha y adaptación al cambio paulatinamente, lo que facilitará el éxito del proyecto. En la mayoría de los casos, la preparación y adaptación de la plantilla suele ser el mayor problema para el éxito.

Nos vemos en el próximo post.