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sábado, 5 de marzo de 2016

CONOCIENDO LOS PROBLEMAS

Hola de nuevo.

Mientras vais poniendo a punto las hojas excel con los datos que debéis de recopilar para practicar lo comentado en las entradas "El control de los equipos I" y "El control de los equipos II" os voy a hablar de cómo gestionar las anomalías, problemas o averías (cómo queráis llamarle) de los sistemas que tengáis bajo vuestra responsabilidad.

Puede ser que alguno de vosotros ya dispongáis de un sistema implantado que permita que se os comuniquen dichos problemas, pero posiblemente la mayoría de vosotros no lo tengáis o no estéis conforme con el sistema que utilizáis actualmente, en éstos dos últimos casos os propongo una forma sencilla de hacerlo.


¿PORQUÉ TENER UN SISTEMA DE GESTIÓN DE PROBLEMAS?

En la actualidad, los elementos y equipos que tenemos instalados en nuestras instalaciones han sido desarrollados en años anteriores, y posiblemente ya se estén preparando otros con mejores prestaciones y más baratos de mantener, o también pudiera darse el caso de que necesitáramos realizar una ampliación y adquirir equipos nuevos.

Como vemos, necesitaremos tomar decisiones, y las decisiones que debamos tomar deberán ser profesionales y estar basadas en datos.

Si previamente hubiéramos registrados los tipos de problema que se han presentado y el coste que nos han supuestos subsanar dichos problemas, estaríamos en disposición de comparar los nuevos equipos con los que actualmente tenemos, y comprobar si se han resuelto algunos de los problemas crónicos que teníamos, o tal vez pudiéramos encontrar un proveedor distinto que nos ofrece un producto con mayores garantías.

Una posibilidad importante de la podríamos disponer al tener un sistema de Gestión de Problemas es poder clasificar los problemas, lo que nos permitiría evaluar cuales de ellos corresponden realmente a problemas de los equipos y cuales están causados por falta de formación del personal que los utiliza o por una falta de capacidad técnica de los mantenedores. No descartemos tampoco que la elección del equipo en cuestión no haya sido una decisión acertada.



¿QUÉ INFORMACIÓN DEBEMOS RECOPILAR?

Para tomar ésta decisión debemos de tener en cuenta que las personas que reportarán los problemas puede que no sean entendidos en la materia, posibilidad que nuestro diseño del sistema debe de tener en cuenta. Nos pueden reportar hombres, mujeres, técnicos, administrativos, jefes de departamento, ordenanzas, operarios de producción, etc. Definamos primero a qué perfiles pediremos los datos.

Una vez definidos los perfiles de las personas que informarán, pensaremos en cómo nos notificarán los problemas. Lógicamente los medios de los que dispongamos serán determinantes.

La información que pidamos debe de contener la menor cantidad de datos posibles, pero los necesarios para nuestros objetivos. Cómo mínimo deberíamos de disponer de la siguiente;
  • Información para contactar con la persona que notifica.
  • La fecha y la hora en la que se detectó.
  • La identificación del equipo donde está el problema.
  • El tipo de problema que se detecta.


DEFINIENDO LOS CONCEPTOS

Antes darle forma al formulario donde se plasmarán los problemas definiremos los términos que usaré en el post;
PROBLEMA = Cualquier cosa que no está como debe estar a criterio de la persona que lo detecta.
NOTIFICADOR = La persona que informa de la anomalía.
PARTE DE NOTIFICACIÓN = Documento para reportar los problemas.
RESPONSABLE = Persona que recopila y gestiona los partes de notificación.


¿QUE SISTEMA UTILIZAMOS PARA HACERLO?

Yo recomiendo....... exacto, lo habéis adivinado, ¡una hoja excel!

Mi propuesta es que dispongáis de dos hojas de excel, una la haremos servir como parte de notificación, y la otra será la base de datos donde registraremos todos los problemas.

El objetivo es disponer de un sistema de recogida de información con unas características que nos permitan que la información circule sin que lo hagan las personas, analicemos los canales posibles.
Si disponéis de una red informática con un directorio común donde todas las personas de la empresa puedan acceder es más fácil, y es el sistema que yo os aconsejo.

Para ponerlo en marcha lo haremos a través de un directorio común en el que se creará un subdirectorio que llamaremos "NOTIFICACIÓN DE AVERÍAS", y dentro del mismo pondremos una hoja de cálculo con el mismo nombre para que todo el que detecte una anomalía la anote en la hoja excel.

 Para anotar las anomalías.- Las personas que detecten un problema lo anotarán en la hoja de averías y cerrarán lo hoja guardando los datos. Cuando se precise anotar otra incidencia más, se anotará a continuación de la anterior y se volverá a guardar con los cambios. Os propongo la siguiente, y si queréis me la podéis pedir.


Para gestionar las averías.- Al comienzo de cada día, como mínimo, el responsable de solucionar los problemas que se presentan abrirá la hoja y pasará los datos a la base de datos borrándolos de la hoja de averías. Una vez pasadas a lo base de datos gestionará los casos según las prioridades.


LA BASE DE DATOS

En la base de datos tendremos la historia de todos nuestros problemas, y podremos manejar la información con la flexibilidad que nos ofrece Excel. La información que obtengamos dependerá de cómo hayamos hecho nuestro diseño, la propuesta que os hago es la siguiente;

Campos de la base de datos Gestión de Problemas
Fecha (el día que se detecta).
Apellido y nombre (de la persona que informa).
Área (zona del edificio donde se encuentra el elemento).
Sección (grupo en el que se encuentra el equipo; puertas, iluminación, etc.).
Sistema (puerta automática, enchufe, fluorescente, etc.)
Nº (lo ideal sería tener los equipos numerados y visibles).
Problema (lo que se reporta en la notificación).
Decisión (lo que hacemos para solucionarlo; reparar, formar, cambiar, anular, etc.).
Fecha solución (la fecha que queda operativo).
¿Quién soluciona? (taller, operario, etc.)
Tiempo de respuesta (fórmula; fecha de solución - fecha de notificación)

Recordad que debéis de realizar una labor informativa general previa a la puesta en marcha de sistema, es básico hacerlo con un procedimiento escrito con la conformidad firmada de todos los implicados.

Los pasos serían;
Proyecto detallado del sistema comparándolo con el actual y detallando sus ventajas y los plazos de su implantación.
Presentación al responsable correspondiente para su aprobación.
Realización de los archivos y procedimientos para su implantación.
Información al departamento de mantenimiento y posteriormente despliegue general.
Puesta en marcha.

Espero que os sirva a muchos, hasta pronto.