Hace unos días alguien en LinkedIn publicó un post a favor de la externalización de servicios, mi comentario consistió en decir que la externalización, puede que si, o puede que no sea buena, depende.
En la entrada de hoy comentaré, según la experiencia de muchos años de trabajo, la experiencia que he vivido con varios tipos de externalización (tanto buenas como malas), y lo que pienso sobre este tema.
¿QUÉ ES EXTERNALIZAR?
Veamos primero cómo define la RAE la externalización "Decisión empresarial de eliminar un servicio interno dedicado a determinada actividad y contratar la prestación de esa misma actividad por un tercero ajeno a la empresa"
MOTIVOS PARA EXTERNALIZAR
Vista la definición, dos son las condiciones que definen la externalización;
- La existencia de un servicio actual.
- La contratación de alguien ajeno a la empresa para realizar dicho trabajo.
Vamos ahora con los motivos que, según mi opinión, podrían justificar la externalización.
- Tecnológicos.
- Organizativos.
- Económicos.
Puede haber situaciones en las que confluyan dos o incluso los tres motivos a la vez, pero el motivo que supone más controversia, desde mi punto de vista, es el económico. Muchas de las decisiones que se toman para decidirse por la externalización se basan en las expectativas de disminuir costes o generar ganancias asociadas a la acción, hablaremos un poco de las distintas opciones.
MOTIVOS TECNOLÓGICOS.
Las tecnologías que se encuentran a disposición de las empresas actualmente tienen unas expectativas de obsolescencia a corto o muy corto plazo, mucho más corto cuando más intangible es ésta. La competitividad del mercado aconseja a las empresas intentar trabajar con las últimas tecnologías si quieren seguir vivas.
Yo diferenciaría entre las tecnologías de utilización diaria como el software de gestión y el que permite la utilización de maquinaria de producción o ventas y la tecnología incluida en los equipos o maquinaria que no requiere atención continuada por parte de las personas.
La tecnología de utilización continuada es básica para el funcionamiento de cualquier empresa y no sería candidata a la externalización, pero las empresas deberían de disponer de un buen programa de formación que permita la rápida adquisición de los conocimientos sobre su utilización por parte de los empleados y su habilidad para aprovechar al máximo su rendimiento.
La tecnología que no requiere de atención continuada como la que hace funcionar las maquinarias de producción podría externalizarse o no, dependerá de un análisis económico valorando todos los aspectos, y digo "todos los aspectos". La mayor equivocación sería tomar decisiones obviando todos los aspectos a tener en cuenta.
MOTIVOS ORGANIZATIVOS.
Los motivos organizativos serían aquellos que surgen cuando con la organización que se tiene actualmente no es posible alcanzar los objetivos por cualquier motivo, y se piensa que pueden lograrse utilizando servicios externos más eficientes o complementarios a los actuales.
El lanzamiento de un producto en un mercado nuevo para la empresa, una demanda de producto importante e inesperada que no podemos asumir, la necesidad de tener un almacén regulador de producto para la venta en un lugar concreto, la necesidad de una logística de ventas o compras, etc. Pueden ser unos buenos ejemplos de motivos para decidir externalizar parte del negocio debido a la necesidad de tener que hacer frente a una situación cambiante que en caso de no afrontarla supondrá la pérdida de oportunidades de negocio.
Las externalizaciones en estos casos, tienen la función de hacer frente a una realidad que nos desborda, pero que no nos ofrece aún la certeza de que la situación sea mantenida en el tiempo. La oportunidad también facilita la comparación de los costes que tenemos con los de la externalización.
Para evaluar si es conveniente la externalización es muy importante analizar lo que queremos externalizar para ver si forma parte del conocimiento "básico" de valor del negocio, ya que podemos correr el riesgo de que no lo copien. La supervivencia puede depender de la decisión que tomemos.
MOTIVOS ECONÓMICOS,
Cuando hablo de motivos económicos me refiero a aquellas decisiones para decidir una externalización en las que la única variable que se analiza es el coste que tenemos frente al precio de la externalización.
De los tres motivos, éste suele ser el más utilizado y es un gran error hacerlo con un análisis tan simplista, mi opinión es que las personas que toman las decisiones sobre la externalización, generalmente no disponen de toda la información necesarios para tomarla acertadamente y se basan mayoritariamente en comparar el coste de la plantilla sustituida y precio que les ofrecen. Intentaré explicar los motivos para opinar esto.
Siempre se debe de hacer un análisis de la actividad que se ofrece por un precio menor que el nuestro, y el análisis no consiste en lo que nos cuesta contra lo que nos cobran, veamos algunos aspectos a tener en cuenta;
- La capacitación. - El profesional debe de tener un nivel adecuado, y digo adecuado, al trabajo que se debe desarrollar, muchas subcontrataciones se realizan por personas que tienen déficit de formación y experiencia, lo que se traduce en una disminución de la capacidad de solucionar problemas.
- Negocio asociado oculto. - Puede que la externalización ponga en manos de externos la compra de materiales, las reparaciones de equipo o la subcontratación con terceros, lo que podría convertirse en una manera de conseguir ingresos extra para los proveedores externos.
- La convivencia. - Normalmente, los trabajadores de empresas externalizadas suelen verse como elementos "extraños" por el resto de la plantilla, lo que lleva a la formación de "tribus" distintas en perjuicio de la efectividad.
MI OPINIÓN SOBRE LOS DISTINTOS MOTIVOS DE EXTERNALIZAR
Por causas tecnológicas. - Tiene sentido realizando un buen análisis para que no se haga sobre sistemas esenciales de los que dependan procesos importantes ni sobre sistemas que requieran intervenciones continuadas.
Por motivos organizativos. - Es aconsejable cuando tenemos situaciones de crisis para cumplir objetivos de cualquier tipo, pero siempre que la externalización tenga una dirección y control por parte de la empresa y esté al corriente de lo que pasa.
Por motivos económicos. - Es la que creo que tiene menos sentido, y me explico; si alguien puede hacer algo más barato que nosotros es que tenemos un problema. Si los trabajadores externos son mejores que los nuestros es porque los nuestros son peores por algún motivo (analizar). Si son como los nuestros y cobran menos es porque nuestros RRHH no están a la altura (analizar). Si los externos son tan buenos como los nuestros y cuestan lo mismo que los nuestros, el problema lo tenemos en beneficios paralelos ocultos para nosotros por parte de la externalización (analizar).
Os animo a opinar sobre el tema.
